Kontrola najwyższą formą zaufania

Największą zmorą właściciela lokalu gastronomicznego, jest obawa przed możliwymi kradzieżami, oszustwami i nadużyciami na kuchni czy też na barze. Każdy z nas, życzy sobie zaufanych i uczciwych pracowników, którzy wiedzą co to odpowiedzialność i team spirit. W rzeczywistości niestety, bardzo często spotykamy się z postawami zupełnie innymi. Pojawiają się niewyjaśnione braki, straty w kasie i inne, niewytłumaczone sytuacje. Zrozpaczony właściciel, próbuje zatem być na miejscu 24 godziny na dobę i sprawować kontrolę nad wszystkim i wszystkimi, co tylko pogarsza sytuację w lokalu. Można natomiast nadzorować w inny sposób, i o tym właśnie dzisiaj kilka słów. 

Dobrym rozwiązaniem jest okresowa kontrola, polegająca na porównywaniu zmiany w zapasach ze sprzedażą osiągniętą w tym samym okresie. Oczywiście, ponownie, ktoś może powiedzieć, że nowe systemy POS są w stanie porównać magazyn ze sprzedażą i pokazać różnice. Jak najbardziej, ale nie są one niezawodne. Wystarczy źle wpisać stan pierwotny w magazynie, pominąć jakąś fakturę, źle określić gramatury, nie uwzględnić gratisu, który przyznaliśmy czy też innego rabatu i wynik mocno zniekształci rzeczywistość. Dokładnie to samo może się przydażyć przy przeliczaniu wszystkiego w arkuszu kalkulacyjnym, jednak tutaj, od razu możemy poprawić błąd. Dostęp do danych jest znacznie łatwiejszy a sam system dużo prostszy w obsłudze i w opanowaniu. 

Punktem wyjścia są oczywiście dobrze wprowadzone stany początkowe i końcowe zapasów, zakupy oraz sprzedaż w kontrolowanym okresie (czyli wszystko to, o czym więcej pisaliśmy w poprzednich postach). Pozostaje tylko stworzyć prosty kalkulator, który raz, zrobiony, będzie nam służył aż do radykalnej, całościowej zmiany menu (czyli bardzo długo). Głównym zadaniem tego narzędzia jest przeliczenie wprowadzonej sprzedaży na konkretne ilości poszczególnych towarów a następnie porównanie ich ze zmianą zapasów. Kluczem są zatem dobrze wpisane formuły, uwzględniające gramatury poszczególnych pozycji z menu. Jeżeli na przykład koktajl z naszej karty "Kalkulator"  kosztuje 17 zł i składa się z : 30 ml czystej wódki, 40 ml martini, 150 ml sprite'a, to wpisując kwotę 136 zł przy tej pozycji, otrzymamy zużycie na poziomie: 240 ml czystej wódki, 320 ml martini oraz 1200 ml sprite'a. Oczywiście nie musimy analizować każdej pozycji oddzielnie. Odpowiednio skonstruowany kalkulator zsumuje zużycie każdego ze składników z całości sprzedaży.

Co powinno zatem zawierać to narzędzie? Na pewno listę wszystkich pozycji jakie widnieją u nas w sprzedaży (w identycznej kolejności jak w raporcie sprzedaży), po przeciwnej stronie wszystkie produkty, jakich używamy do przygotowywania serwowanych dań oraz napojów. Na przecięciu tych dwóch zestawień, znajduje się najważniejsza część, czyli formuły z gramaturami. Wynikiem tych obliczeń jest kolumna zejścia według sprzedaży, czyli ilości poszczególnych produktów potrzebnych do osiągnięcia sprzedaży na wskazanym poziomie. Obok umieszczamy kolumnę ze zmianą zapasów na podstawie stanów magazynu (uwaga na prawidłową kolejność) a różnica tych dwóch wartości to wynik naszej kontroli. 

Uproszczony schemat wygląda zatem następująco:

1. Wklejenie wartości sprzedaży (każda pozycja osobno) z danego okresu

2. Automatyczne przeliczenie na jednostki miary (litry, kilogramy itp)

3. Wklejenie zmiany zapasów z danego okresu

4. Porównanie otrzymanych wartości.

Jak zatem widać, sama konstrukcja kalkulatora może przyspożyć nieco problemów (choć nie jest to trudne zadanie dla kogoś, kto choć chwilę miał przyjemność pracować w środowisku excela), ale już same posługiwanie się nim jest dziecinnie proste. 

Zdecydowaną przewagą tego narzędzia, jest szybki dostęp do jego "wnętrza". W prosty sposób możemy zmieniać formuły, dodawać i usuwać pozycje oraz sprawdzać różne okresy. Niemniej jednak, za każdym razem gdy pojawi się czerwony kolor, oznaczający brak i wykracza on poza przyjęty margines błędu, nie obarczajmy od razu winą pracowników. W pierwszej kolejności, musimy mieć pewność, że wszystko co my zrobiliśmy, jest bez zarzutu. Warto policzyć jeszcze raz zapasy, sprawdzić czy dobrze spisaliśmy sprzedaż, czy gdzieś nie pojawił się jakiś gratis lub czy cena nie była zaniżona. Dopiero gdy wyczerpiemy wszystkie możliwe drogi wytłumaczenia sytuacji, należy rozważyć nadużycie i wyciągnąć konsekwencje.
Pozostaje życzyć tylko i wyłącznie kontroli rozliczonych na zero i uczciwych pracowników (i pracodawców;) ).

Tomasz Habdas

PS. w razie problemów z konstrukcją, służę pomocą. 

Znaj swoje liczby Cz.4

Zapasy, remanent

Kontrola stanów i tego, ile mamy towaru na magazynie, jest istotna pod wieloma względami. Z jednej strony daje nam informację, jak jesteśmy zatowarowani i w jakiej wielkości musimy zrobić zamówienie. Dalej, porównując do siebie stany z początku i z końca danego okresu (na przykład weekend) dostajemy informację,  na temat zejścia i minimalnego zaopatrzenia lokalu na dany przedział czasowy (obserwacje powinny oczywiście potrwać dłuższy czas, tak aby powtarzające się wartości były wiarygodne). Wreszcie, sprzedaż wyrażona poprzez zmianę zapasów w czasie, w zestawieniu ze sprzedażą kwotową z systemu POS jest podstawą do przeprowadzenia kontroli (o czym szczegółowo w kolejnym wpisie). 

Ktoś może spytać, po co przenosić to wszystko do arkusza kalkulacyjnego, skoro nowe systemy sprzedaży są w stanie same to zliczać. Jasne, tak jest, ale musimy pamiętać o tym, żeby na bieżąco uzupełniać w systemie zakupiony towar i korygować aktualne stany. Nie zawsze jest czas, żeby zrobić to w danym momencie, a sprzedaż pojawia się codziennie i każdego dnia mamy do czynienia z innymi danymi. Tymczasem w arkuszu kalkulacyjnym, zawsze mamy możliwość powrotu do stanów z dowolnie wybranego przez nas dnia (jeżeli oczywiście spisaliśmy wtedy odpowiednie wartości). Nawet z tygodniowym opóźnieniem, można przeprowadzić kontrolę, choć oczywiście lepiej robić to na bieżąco. Poza tym, excel jest środowiskiem bardzo intuicyjnym i prostym w obsłudze dla prawie każdego. 

W zasadzie słowo raport w tym przypadku, to za dużo powiedziane, bardziej mamy tu do czynienia z zestawieniem. Na pewno musimy wypisać wszystkie produkty jakich używamy w lokalu. Dalej pozostaje już tylko wszystko policzyć i spisać stany, uzupełniać o nowe zakupy i odpowiednim działaniem wyliczyć zejścia (stan początkowy + zakupy - stan końcowy). Jak wspominaliśmy już wcześniej, zejścia posłużą nam do kontroli sprzedaży i magazynu oraz do planowania zakupów. 

Pozostaje jeszcze do rozstrzygnięcia kwestia miary jakiej użyjemy. Czy zliczać wszystko podając opakowania, litry, kilogramy czy może jeszcze w inny sposób? Najbardziej dokładnym sposobem będzie miara używana również w przepisach i gramaturach, czyli odpowiednio kilogramy (gramy) i litry. Są jednak produkty, które zdecydowanie łatwiej zliczać w ilości opakowań, ponieważ w takiej postaci je sprzedajemy (napoje w szkle 0,2 l, piwo w butelkach 0,5 l itp). Generalnie najwalniejsze, żeby to nam było wygodnie wszystko przeliczać, oraz żeby ograniczyć sobie dodatkową pracę podczas kontroli.
Spisanie zapasów i zrobienie remanentu jest zadaniem bardzo prostym. Sami musimy ustalić, z jaką częstotliwością należy tego dokonywać w lokalu. Czy nasza sprzedaż dzienna jest tak duża, że konieczna jest codzienna kontrola zapasów, czy może wystarczy dwa razy w tygodniu? Niezależnie od tego, informacje zawarte w tym zestawieniu są bardzo istotne i wykorzystywane w wielu miejscach, warto zatem zadbać o systematyczne zliczanie magazynu i uzupełnianie wartości o nowe zakupy. 

Tomasz Habdas

Znaj swoje liczby Cz. 3

Raport Sprzedaży

Nic tak nas nie cieszy jak wysoka sprzedaż, a co za tym idzie wysoki obrót osiągany w lokalu. Dużo satysfakcji może przynieść również zauważalny wzrost sprzedaży, czy to całkowitej, jak i poszczególnych pozycji z menu. Ale żeby zauważyć jakąkolwiek tendencję (spadkową czy rosnącą), w pierwszej kolejności musimy zadbać o zgromadzenie danych. Zarówno w odpowiedniej formie jak i w odpowiednim miejscu. Takie zestawienie nazywać będziemy Raportem Sprzedaży. Jego głównym celem jest pokazywanie wartości sprzedaży poszczególnych pozycji naszej karty, oraz sprzedaży w grupach, w określonym horyzoncie czasu. Nie ma tak naprawdę większego sensu rozdrabniać się na pojedyncze dni, chyba że sprzedaż każdego dnia (wszyscy sobie tego życzymy) jest tak wysoka, że uznamy to za konieczne. Może to być okres tygodnia albo na przykład tydzień roboczy i weekend w oddzielnym ujęciu (wtedy łatwo porównać ze sobą podobne do siebie okresy). 

Ktoś może powiedzieć, że po co dodatkowo spisywać coś, co w kilka sekund można wygenerować z systemu POS. Oczywiście, ale przewagą takiego zestawienia jest możliwość porównywania z podobnymi okresami w przeszłości i przeprowadzenie szybszej analizy. Przeniesienie liczb do arkusza kalkulacyjnego nie trwa długo, poza tym większość nowych systemów ma możliwość eksportowania raportów do excela, a wtedy jest to już tylko kwestia przyklejenia kilku kolumn czy też wierszy. 

Określone pozycje warto szeregować w grupy ze sobą powiązane (desery, zupy, dania główne, mocny alkohol, drinki, piwa, napoje bezalkoholowe i tak dalej). Od razu zauważyć można, która grupa generuje największy przychód a tym samym ma największy udział w utargu. Ułatwia to również okresowe sprawdzanie food cost'u- czy zachowuje on wartość w określonym, akceptowalnym przedziale (o tym będziemy jeszcze mówić w kolejnych wpisach). Sprzedaż w grupach jest łatwiejsza do analizy w długim okresie, gdy danych będzie znacznie więcej. Zamiast porównywać wszystkie pojedyncze dania, czy też napoje, zestawiamy zsumowane według pewnego klucza liczby o znacznie większej wartości.

Na koniec kilka oczywistych uwag. Suma sprzedaży w danym okresie, musi się równać sumie utargów w analogicznym okresie z Raportu Głównego (o którym już pisaliśmy). Poza standardową , raport ten wykorzystywany jest również do innych celów. Jego dane biorą udział w kontroli zapasów i sprzedaży, w planowaniu długofalowym i w porównaniach i analizie w dłuższych okresach (miesiąc do miesiąca, rok do roku).
Pora zatem skupić większą uwagę na sprzedaży i przeanalizować co oznaczają dla nas liczby, które ją wyrażają.
Powodzenia

analizą osiąganej sprzedaży i obserwacją jej zmian

Tomek Habdas