Otwieramy lokal- o najważniejszych pozycjach w budżecie

Każdy, kto kiedyś miał przyjemność otwierać lokal gastronomiczny, jest świadom tego, jak bardzo kapitałochłonny jest to biznes. Budżet zazwyczaj nie ma końca, lista kosztów cały czas się wydłuża a pierwotne założenia co do wysokości zainwestowanego kapitału, trzeba kilkukrotnie modyfikować. Cały czas jednak, w większości kosztorysów brakuje jednej pozycji. Bardzo istotnej i ważnej, szczególnie dla osoby, która dopiero rozpoczyna swoją przygodę z gastronomią. Budżet otwarcia lokalu zazwyczaj nie zawiera doradztwa czy też konsultacji osób, które mogą bardzo pomóc w tym temacie. Nie od dziś wiadomo, że informacja i wiedza, jest jednym z najcenniejszych dóbr, jakie możemy otrzymać. 

Pierwsze miesiące działalności lokalu gastronomicznego są kluczowym dla niego momentem. To jak restauracja będzie zarządzana właśnie w tym okresie, może zdecydować o jej dalszych losach. Obszarów do działania jest bardzo dużo. Marketing, zarządzanie kosztami, dostawy i logistyka, sprzedaż i oczywiście administracja. Zdecydowanie jest to za dużo pracy dla jednej osoby, szczególnie dla kogoś, kto nigdy wcześniej się tym nie zajmował. Dlatego też, już na starcie powinno się zadbać o odpowiednią strukturę i procedury. Pozwolą one sprawnie zarządzać lokalem i nadzorować nad nim kontrolę.  Niezastąpiony w tym momencie może okazać się doradca, który analizując charakter nowo powstałego miejsca, zaproponuje skuteczne rozwiązania i narzędzia. Mają one na celu usprawnienie procesu zarządzania i odpowiednie raportowanie i analizowanie wyników finansowych lokalu. To stanowi podstawę skutecznej kontroli.
Zazwyczaj pierwsze tygodnie działalności lokalu wyglądają nieco inaczej. Właściciel przejęty nową sytuacją i rolą, nie skupia uwagi na narastających kosztach, niewspółmiernych z osiąganymi obrotami. Co rusz pojawia się nowa lista zakupów, kolejne wydatki, niekontrolowane płatności, w dodatku nigdzie nie zapisywane, a obrót wbrew pozorom, nie rośnie w geometrycznym postępie. Dlatego też, od samego początku, każdy wydatek powinien podlegać kontroli, znaleźć swoje miejsce w odpowiednim raporcie a następnie być zestawiony z odpowiadającym mu obrotem. Narzędzia do tego służące znajdują się w większości nowych systemów sprzedaży POS. Można również przygotować indywidualne formaty, dopasowane do lokalu, ułatwiające i przyspieszające kontrolę. Właśnie tą pracą zajmie się doradca na początku funkcjonowania restauracji.
Dodatkowo, pomoże w ustaleniu optymalnej obsady, dopasowanej do ilości pracy. Ustali wspólnie z właścicielem system wynagrodzeń, który nie będzie zanadto obciążał miesięcznych wydatków i nie zakłóci płynności finansowej. Z czasem, opracowany zostanie system premiowy, który docelowo podniesie osiągane obroty i zwiększy zadowolenie wśród pracowników. Rzeczywistość zazwyczaj pokazuje, że systemy takie konstruowane są bez większej analizy, która przede wszystkim ma pokazać w jakim momencie i od jakiej wysokości osiąganego obrotu, system taki należy uwzględnić.
Wreszcie, doradca pomoże w przeprowadzeniu audytu i unormowaniu procesu, tak aby docelowo, sam menadżer mógł wykonywać podstawową kontrolę. Zwróci uwagę na obszary, gdzie może dochodzić do odchyleń od normy i zaproponuje stosowne rozwiązania.
Oczywiście wszystko to, może być zaplanowane w dalszym etapie rozwoju biznesu, bo przecież na początku wydatków jest i tak bardzo dużo. Prawda jednak jest taka, że bez skutecznej kontroli finansów i bez liczenia, nikt do końca nie wie ile zarabia, a raczej ile traci.
Tomasz Habdas