Znaj swoje liczby Cz. 2

Raport Kosztów

Gdy zostajesz właścicielem lokalu gastronomicznego, to bardzo szybko dowiadujesz się, że wiąże się z tym dużo, różnego rodzaju kosztów. Mamy koszty, które bezpośrednio wpływają na obrót (zakupiony towar) oraz te pośrednie (rachunki, reklama itp.). Obsługujemy Gości, generujemy przychód i opłacamy stosy faktur. Łatwo w tym gąszczu liczb, przelewów i transakcji się pogubić. Tymczasem, to jak dokładnie znamy swoje wydatki, ma swoje odzwierciedlenie w kontroli jednego z ważniejszych czynników, czyli obrotu gotówki (również tej wirtualnej) w lokalu.

Raport, który zawiera w sobie wszystkie poniesione wydatki w danym okresie, powinien z jednej strony analizować horyzont czasu (w jakim konkretnie dniu dokonano płatności) a z drugiej pokazywać szczegółowy rodzaj kosztu. Zazwyczaj najbardziej powszechnym okresem do podsumowania działalności lokalu, jest miesiąc. Same.koszty zatem, możemy  zapisywać w ujęciu dziennym. Generalnie zasadą jest , że im więcej płatności i faktur, tym krótszy okres czasu (dzień, tydzień, miesiąc itp).  Co do rodzaju wydatków, możemy wskazać większe grupy takie jak: rachunki, inwestycje, reklama, koszt zatrudnionych pracowników, marketing i reklama, zatowarowanie, inne itp. Każda z grup dzieli się na bardziej szczegółowe podkategorie. Towar możemy rozbić na zakupy dokonywane w poszczególnych sklepach albo na spożywcze i na przykład alkoholowe. Każdy z nas sam z czasem stwierdzi, jaki podział i jakie rodzaje są dla niego najbardziej istotne. Jeżeli uznamy, że któryś z wydatków warto wyodrębnić ze względu na wartość faktur lub z innego powodu, należy to zrobić. Jeden z wierszy musi być zarezerwowany dla kategorii inne, są to te wydatki, których nie możemy sklasyfikować w żadnej z pozostałych grup. Natomiast, jeżeli jakiś wydatek z tej rubryki powtarza się cyklicznie, lub jego wartość stanowi znaczący procent całości, możemy śmiało wyodrębnić go i analizować oddzielnie. 

Koniec zestawienia to oczywiście suma wszystkich wydatków, zarówno w ujęciu dziennym, jak i rodzajowym (w skali na przykład miesiąca). Jeżeli jesteśmy VAT-owcami, możemy dodatkowo przeznaczyć jeden wiersz na sumowanie wartości podatku VAT, co da nam wiedzę na temat możliwych odliczeń od VAT-u naszej sprzedaży.
Uważnie pilnujmy wszystkich wydatków. To co znika z naszej kasy czy też konta, niech ma również swój zapis w tabeli. Zestawiając to potem z przychodami w danym okresie, mamy kontrolę nad przepływem środków pieniężnych w lokalu, wiemy czy wszystko jest tak, jak powinno. Dodatkową korzyścią jest informacja na temat płatności cyklicznych. Jeżeli nie pamiętamy, czy w tym miesiącu opłaciliśmy już rachunek za internet, wystarczy spojrzeć w raport ;)
Koszty i przychód w głównej mierze decydują o naszym zysku. Dlatego tak istotne, żeby mieć je pod kontrolą i umieć je analizować w dłuższym czasie. Okresowe porównania pewnych wskaźników mogą dostarczyć dużo cennych informacji.

Tomasz Habdas

Znaj swoje liczby Cz. 1

Raport Główny - Codzienna sprzedaż

Często zdarza się, że proste pytanie: jaki był utarg w moim lokalu 15 maja dwa lata temu, sprawia nam duży problem. Nie chodzi oczywiście o znajomość na pamięć obrotów z każdego dnia. Chodzi o sam fakt posiadania takich danych. Oczywiście, ktoś powie że systemy POS archiwizują dane i w kilka sekund można to sprawdzić. Ok, ale czy te systemy są niezawodne? Czy ich pamięć, archiwizacja, synchronizacja, wymiana na nowszy, nie spowodują, że utracimy bardzo istotne informacje? Niezależnie od tego, jak wspaniałe i skuteczne rozwiązania proponuje obecnie rynek, śmiem twierdzić, że  najlepszym narzędziem do gromadzenia danych jest arkusz kalkulacyjny. Znajomość kilku formuł i prostych zasad, jakimi rządzi się excel, pozwala na nieograniczone, proste i skuteczne przechowywanie istotnych informacji. 

Zaczniemy zatem od najbardziej oczywistego raportu, czyli od sprzedaży codziennej.

Zestawienie ma przede wszystkim pokazywać utarg osiągany dzień po dniu, zarówno całościowy, jak i ten opłacony kartami. Dodatkowo, umieścić można informację o stanie początkowym oraz końcowym kasy. Warto w tym miejscu pokazać też wysokość kosztów poniesionych danego dnia w ujęciu całościowym Jeżeli zapiszemy też wartość gotówki w totalu (zgromadzonej w kasie, na koncie oraz w innych miejscach) to dysponujemy już wszystkimi danymi, aby kontrolować zgodność przepływów pieniężnych- czy aby wszystko nam się zgadza.

Innym kolorem możemy zaznaczyć dni, które są dla nas kluczowe (największy ruch a zatem i większy obrót). Pozwala to szybko sprawdzić, jaki procent utargu miesięcznego jest wypracowywany na przykład w weekendy i czy ta tendencja utrzymuje się w dłuższym czasie. Podobnie rzecz się ma z udziałem płatności kartami w całości utargu. Jeżeli w perspektywie czasu zaobserwujemy nagłą zmianę wartości, to jest to dla nas sygnał, który trzeba odpowiednio zinterpretować.

Ostatnia rzecz, jaka może być przydatna w przytaczanym raporcie, to cel miesięczny i jego realizacja. Zakładanie z góry ustalonego poziomu obrotu miesięcznego i dążenia do jego realizacji, może motywować do działania i zachęcać do poszukiwania nowych rozwiązań. Poza tym, realizacja w co najmniej 100% planu, daje dużą satysfakcję i z optymizmem pozwala wejść w nowy okres. 

Raport główny (główny, bo pokazuje najbardziej podstawowe wartości w działalności lokalu gastronomicznego), w zaproponowanej postaci, nie jest niczym skomplikowanym. O ile samo stworzenie go, może kilku osobom sprawić trochę więcej trudu, o tyle jego dalsze uzupełnienia i poruszanie się w nim, jest dziecinnie proste. Wiedza zgromadzona w takich miejscach jest bardzo przydatna przy dalszym planowaniu i zarządzaniu własnym biznesem.
Pierwszy krok zatem za nami, raport dziennych obrotów. W kolejnej części skupimy się na analizowaniu i raportowaniu kosztów.

Powodzenia z excelem ;)

Tomasz Habdas

Najczęściej popełniane błędy na starcie cz. 2 

Brak czasu- brak istotnych działań

Efekt samozatrudnienia, który omawialiśmy wcześniej, skutkuje brakiem czasu na inne, istotne obowiązki i zadania. W trakcie pokonywania codziennych trudności związanych z prowadzeniem lokalu gastronomicznego, zapominamy o raportowaniu i analizowaniu własnej działalności. Ważne, żebyśmy umieli opisywać to co robimy, za pomocą liczb. Można obserwować i porównywać bardzo dużo wielkości. Do tych bardziej istotnych, z pewnością należą: obrót (dzienny, miesięczny, roczny, sezonowy), wysokość i struktura kosztów i sprzedaży, czas pracy i wydajność poszczególnych pracowników, zwrot z inwestycji i inne. 

Każdy z nas, z biegiem czasu, sam stwierdzi, które wartości są dla niego istotne i co chce obserwować. Raportowaniem i analizą może oczywiście zająć się księgowy, ale dla większości nowo powstałych firm, koszt zatrudnienia takiej osoby jest zbyt wysoki a księgowością zajmuje się zazwyczaj biuro zewnętrzne, które wylicza należne podatki i opłaty. Tak naprawdę wystarczy nam arkusz kalkulacyjny i kilka prostych formuł, żeby wszystko uporządkować i zestawić. Wypełnienie pewnej ilości kolumn i wierszy, nie zajmie nam dużo czasu w trakcie codziennych czynności. Natomiast w kluczowych decyzjach dotyczących dalszej działalności, zebrane dane i wnioski z nich płynące, bywają zbawienne. 

Kwestii raportowania, analizowania i obserwowania ciekawych wartości i wskaźników, poświęcimy sporo czasu w kolejnych wpisach. Dla większości z nas lokal gastronomiczny to spełnienie marzeń, oddanie się pasji i sposób na życie. Nie możemy jednak zapominać, że jest to też przedsiębiorstwo z obrotem gotówkowym, które można bardzo szczegółowo opisać za pomocą liczb. Takie podejście chcemy wdrożyć w umysły właścicieli i menadżerów, tak aby nauczyć się interpretacji i wyciągania trafnych wniosków. 

Od razu warto też zaznaczyć, że wcale nie trzeba być ścisłym umysłem, żeby nad tym zapanować. Mocną stroną tego rozwiązania jest jego prostota osiągana poprzez zrozumiałe i czytelne narzędzia. 

Pora zatem zaprzyjaźnić się z arkuszem kalkulacyjnym ;)

Tomasz Habdas