O raportach własnych, czyli czego nie powie ci księgowa

Zakładając własną firmę, od samego początku wiedziałem, że dużo czasu będę poświęcać na raportowanie jej działalności, analizowanie danych, wyciąganie wniosków i odpowiednie reagowanie. To, że finalnie działam na rynku gastronomicznym, nie zmieniło w tej materii absolutnie niczego. Wręcz przeciwnie, przekonałem się, jak istotne z punktu widzenia prawidłowego zarządzania lokalem gastronomicznym, jest odpowiednie opisywanie tejże działalności poprzez liczby. Co najważniejsze, nie trzeba wcale być ścisłym umysłem do takiej analizy, Trzeba natomiast być osobą konsekwentną w działaniu i dobrze zorganizowaną.

Często spotykam się z argumentem, że raporty, analizy i inne zestawienia to część pracy księgowości. I tak i nie. Gdy jeszcze kilka lat temu pracowałem w dużej korporacji, mój departament wspierany był przez dział Raportowania, który na nasze zlecenie, przygotowywał dla nas raporty jakie tylko mogliśmy sobie zarzyczyć (w granicach rozsądku oczywiście). Nie każdego restauratora jednak stać na to, żeby takie osoby znalazły się w jego firmie (nie jest to również mu aż tak potrzebne) Tak samo, nie każdego stać na własną księgową na pełny etat, która być może zajęłaby się również raportowaniem. Być może, ponieważ raportowanie nie należy do obowiązków i kompetencji księgowego. Jest to odrębna działalność firmy, ukierunkowana na inne efekty niż rachunkowość prowadzona wewnątrz przedsiębiorstwa. 

To co przygotuje nam księgowa to na przykład Rachunek Zysków i Strat (RZiS). Jest to oczywiście bardzo ważne zestawienie, które należy bardzo często analizować (minimum raz w miesiącu). To one przedstawia aktualną kondycję naszej firmy, zestawiając obok przychodów (operacyjnych i finansowych) wszystkie koszta oraz podatki. Finalnie wykazując zatem zysk lub stratę. Jest to jednak narzędzie uniwersalne, dopasowane do każdego rodzaju działalności. Z punktu widzenia lokalu gastronomicznego, nie możemy wyczytać z niego zbyt wiele szczegółowych informacji. Zastanówmy się na przykład jaki był obrót wypracowany w restauracji w maju 2017 roku? Na pierwszy rzut oka, takiej informacji w RZiS nie ma. Możemy oczywiście spojrzeć na zestawienie przygotowane na dzień 31 maja 2017 oraz na 30 kwietnia 2017. Zmiana pozycji "Przychody netto ze sprzedaży produktów" to nasz obrót za maj. Pod warunkiem oczywiście, że działalność firmy zamyka się do jednego lokalu, który analizujemy. Podobnie rzecz ma się z kosztami. Jedyny jasno określony koszt w  RZiS to koszt zatowarowania (Wartość sprzedanych towarów i materiałów). Pozostałe wydatki, takie jak rachunki i media, wynagrodzenie premiowe, wynagrodzenie podstawowe, artykuły chemiczne i inne, są niemożliwe do odczytania i zaobserwowania w RZiS. 

Innym zestawieniem przygotowanym przez księgowość jest raport kasowy, czyli wszystkie transakcje gotówkowe dokonane przez firmę. Dodając do tego wyciąg bankowy, mamy w dwóch dokumentach wypunktowane wszystkie wydatki jakie ponosi lokal. Niestety są one właśnie w dwóch różnych miejscach. W dodatku poza wydatkami, dokumenty te zawierają również sprzedaż (opłacone gotówkowo lub przelewem faktury, transakcje kartowe). Koszty nie są posegregowane według rodzaju, tylko według daty płatności, i co równie ważne

, nie mamy odnośnika do całkowitego obrotu. Nie możemy zatem analizować wydatków w oparciu o osiągniętą sprzedaż w określonym czasie.

Nic zatem nie może zastąpić nam tradycyjnego raportowania za pomocą excela i własnej głowy. Koniec końców, to my jako właściciele wiemy najlepiej co chcemy obserwować, które obszary mogą wymknąć się spod kontroli i jak odnieść liczby do funkcjonowania lokalu gastronomicznego. Nawet najnowsze systemy sprzedaży POS, umożliwiające obserwację sprzedaży na wiele sposobów, nie rozwiązują całkowicie omawianego zagadnienia. Są idealną bazą wiedzy, dostarczającą danych. Nie są jednak narzędziem do analizy tych danych. 

Czy zatem Ty, jako właściciel swojego lokalu, wiesz jakie liczby opisują twoje przedsiębiorstwo?

Tomek Habdas