Kontrola najwyższą formą zaufania

Największą zmorą właściciela lokalu gastronomicznego, jest obawa przed możliwymi kradzieżami, oszustwami i nadużyciami na kuchni czy też na barze. Każdy z nas, życzy sobie zaufanych i uczciwych pracowników, którzy wiedzą co to odpowiedzialność i team spirit. W rzeczywistości niestety, bardzo często spotykamy się z postawami zupełnie innymi. Pojawiają się niewyjaśnione braki, straty w kasie i inne, niewytłumaczone sytuacje. Zrozpaczony właściciel, próbuje zatem być na miejscu 24 godziny na dobę i sprawować kontrolę nad wszystkim i wszystkimi, co tylko pogarsza sytuację w lokalu. Można natomiast nadzorować w inny sposób, i o tym właśnie dzisiaj kilka słów. 

Dobrym rozwiązaniem jest okresowa kontrola, polegająca na porównywaniu zmiany w zapasach ze sprzedażą osiągniętą w tym samym okresie. Oczywiście, ponownie, ktoś może powiedzieć, że nowe systemy POS są w stanie porównać magazyn ze sprzedażą i pokazać różnice. Jak najbardziej, ale nie są one niezawodne. Wystarczy źle wpisać stan pierwotny w magazynie, pominąć jakąś fakturę, źle określić gramatury, nie uwzględnić gratisu, który przyznaliśmy czy też innego rabatu i wynik mocno zniekształci rzeczywistość. Dokładnie to samo może się przydażyć przy przeliczaniu wszystkiego w arkuszu kalkulacyjnym, jednak tutaj, od razu możemy poprawić błąd. Dostęp do danych jest znacznie łatwiejszy a sam system dużo prostszy w obsłudze i w opanowaniu. 

Punktem wyjścia są oczywiście dobrze wprowadzone stany początkowe i końcowe zapasów, zakupy oraz sprzedaż w kontrolowanym okresie (czyli wszystko to, o czym więcej pisaliśmy w poprzednich postach). Pozostaje tylko stworzyć prosty kalkulator, który raz, zrobiony, będzie nam służył aż do radykalnej, całościowej zmiany menu (czyli bardzo długo). Głównym zadaniem tego narzędzia jest przeliczenie wprowadzonej sprzedaży na konkretne ilości poszczególnych towarów a następnie porównanie ich ze zmianą zapasów. Kluczem są zatem dobrze wpisane formuły, uwzględniające gramatury poszczególnych pozycji z menu. Jeżeli na przykład koktajl z naszej karty "Kalkulator"  kosztuje 17 zł i składa się z : 30 ml czystej wódki, 40 ml martini, 150 ml sprite'a, to wpisując kwotę 136 zł przy tej pozycji, otrzymamy zużycie na poziomie: 240 ml czystej wódki, 320 ml martini oraz 1200 ml sprite'a. Oczywiście nie musimy analizować każdej pozycji oddzielnie. Odpowiednio skonstruowany kalkulator zsumuje zużycie każdego ze składników z całości sprzedaży.

Co powinno zatem zawierać to narzędzie? Na pewno listę wszystkich pozycji jakie widnieją u nas w sprzedaży (w identycznej kolejności jak w raporcie sprzedaży), po przeciwnej stronie wszystkie produkty, jakich używamy do przygotowywania serwowanych dań oraz napojów. Na przecięciu tych dwóch zestawień, znajduje się najważniejsza część, czyli formuły z gramaturami. Wynikiem tych obliczeń jest kolumna zejścia według sprzedaży, czyli ilości poszczególnych produktów potrzebnych do osiągnięcia sprzedaży na wskazanym poziomie. Obok umieszczamy kolumnę ze zmianą zapasów na podstawie stanów magazynu (uwaga na prawidłową kolejność) a różnica tych dwóch wartości to wynik naszej kontroli. 

Uproszczony schemat wygląda zatem następująco:

1. Wklejenie wartości sprzedaży (każda pozycja osobno) z danego okresu

2. Automatyczne przeliczenie na jednostki miary (litry, kilogramy itp)

3. Wklejenie zmiany zapasów z danego okresu

4. Porównanie otrzymanych wartości.

Jak zatem widać, sama konstrukcja kalkulatora może przyspożyć nieco problemów (choć nie jest to trudne zadanie dla kogoś, kto choć chwilę miał przyjemność pracować w środowisku excela), ale już same posługiwanie się nim jest dziecinnie proste. 

Zdecydowaną przewagą tego narzędzia, jest szybki dostęp do jego "wnętrza". W prosty sposób możemy zmieniać formuły, dodawać i usuwać pozycje oraz sprawdzać różne okresy. Niemniej jednak, za każdym razem gdy pojawi się czerwony kolor, oznaczający brak i wykracza on poza przyjęty margines błędu, nie obarczajmy od razu winą pracowników. W pierwszej kolejności, musimy mieć pewność, że wszystko co my zrobiliśmy, jest bez zarzutu. Warto policzyć jeszcze raz zapasy, sprawdzić czy dobrze spisaliśmy sprzedaż, czy gdzieś nie pojawił się jakiś gratis lub czy cena nie była zaniżona. Dopiero gdy wyczerpiemy wszystkie możliwe drogi wytłumaczenia sytuacji, należy rozważyć nadużycie i wyciągnąć konsekwencje.
Pozostaje życzyć tylko i wyłącznie kontroli rozliczonych na zero i uczciwych pracowników (i pracodawców;) ).

Tomasz Habdas

PS. w razie problemów z konstrukcją, służę pomocą. 

Znaj swoje liczby Cz.4

Zapasy, remanent

Kontrola stanów i tego, ile mamy towaru na magazynie, jest istotna pod wieloma względami. Z jednej strony daje nam informację, jak jesteśmy zatowarowani i w jakiej wielkości musimy zrobić zamówienie. Dalej, porównując do siebie stany z początku i z końca danego okresu (na przykład weekend) dostajemy informację,  na temat zejścia i minimalnego zaopatrzenia lokalu na dany przedział czasowy (obserwacje powinny oczywiście potrwać dłuższy czas, tak aby powtarzające się wartości były wiarygodne). Wreszcie, sprzedaż wyrażona poprzez zmianę zapasów w czasie, w zestawieniu ze sprzedażą kwotową z systemu POS jest podstawą do przeprowadzenia kontroli (o czym szczegółowo w kolejnym wpisie). 

Ktoś może spytać, po co przenosić to wszystko do arkusza kalkulacyjnego, skoro nowe systemy sprzedaży są w stanie same to zliczać. Jasne, tak jest, ale musimy pamiętać o tym, żeby na bieżąco uzupełniać w systemie zakupiony towar i korygować aktualne stany. Nie zawsze jest czas, żeby zrobić to w danym momencie, a sprzedaż pojawia się codziennie i każdego dnia mamy do czynienia z innymi danymi. Tymczasem w arkuszu kalkulacyjnym, zawsze mamy możliwość powrotu do stanów z dowolnie wybranego przez nas dnia (jeżeli oczywiście spisaliśmy wtedy odpowiednie wartości). Nawet z tygodniowym opóźnieniem, można przeprowadzić kontrolę, choć oczywiście lepiej robić to na bieżąco. Poza tym, excel jest środowiskiem bardzo intuicyjnym i prostym w obsłudze dla prawie każdego. 

W zasadzie słowo raport w tym przypadku, to za dużo powiedziane, bardziej mamy tu do czynienia z zestawieniem. Na pewno musimy wypisać wszystkie produkty jakich używamy w lokalu. Dalej pozostaje już tylko wszystko policzyć i spisać stany, uzupełniać o nowe zakupy i odpowiednim działaniem wyliczyć zejścia (stan początkowy + zakupy - stan końcowy). Jak wspominaliśmy już wcześniej, zejścia posłużą nam do kontroli sprzedaży i magazynu oraz do planowania zakupów. 

Pozostaje jeszcze do rozstrzygnięcia kwestia miary jakiej użyjemy. Czy zliczać wszystko podając opakowania, litry, kilogramy czy może jeszcze w inny sposób? Najbardziej dokładnym sposobem będzie miara używana również w przepisach i gramaturach, czyli odpowiednio kilogramy (gramy) i litry. Są jednak produkty, które zdecydowanie łatwiej zliczać w ilości opakowań, ponieważ w takiej postaci je sprzedajemy (napoje w szkle 0,2 l, piwo w butelkach 0,5 l itp). Generalnie najwalniejsze, żeby to nam było wygodnie wszystko przeliczać, oraz żeby ograniczyć sobie dodatkową pracę podczas kontroli.
Spisanie zapasów i zrobienie remanentu jest zadaniem bardzo prostym. Sami musimy ustalić, z jaką częstotliwością należy tego dokonywać w lokalu. Czy nasza sprzedaż dzienna jest tak duża, że konieczna jest codzienna kontrola zapasów, czy może wystarczy dwa razy w tygodniu? Niezależnie od tego, informacje zawarte w tym zestawieniu są bardzo istotne i wykorzystywane w wielu miejscach, warto zatem zadbać o systematyczne zliczanie magazynu i uzupełnianie wartości o nowe zakupy. 

Tomasz Habdas

Znaj swoje liczby Cz. 3

Raport Sprzedaży

Nic tak nas nie cieszy jak wysoka sprzedaż, a co za tym idzie wysoki obrót osiągany w lokalu. Dużo satysfakcji może przynieść również zauważalny wzrost sprzedaży, czy to całkowitej, jak i poszczególnych pozycji z menu. Ale żeby zauważyć jakąkolwiek tendencję (spadkową czy rosnącą), w pierwszej kolejności musimy zadbać o zgromadzenie danych. Zarówno w odpowiedniej formie jak i w odpowiednim miejscu. Takie zestawienie nazywać będziemy Raportem Sprzedaży. Jego głównym celem jest pokazywanie wartości sprzedaży poszczególnych pozycji naszej karty, oraz sprzedaży w grupach, w określonym horyzoncie czasu. Nie ma tak naprawdę większego sensu rozdrabniać się na pojedyncze dni, chyba że sprzedaż każdego dnia (wszyscy sobie tego życzymy) jest tak wysoka, że uznamy to za konieczne. Może to być okres tygodnia albo na przykład tydzień roboczy i weekend w oddzielnym ujęciu (wtedy łatwo porównać ze sobą podobne do siebie okresy). 

Ktoś może powiedzieć, że po co dodatkowo spisywać coś, co w kilka sekund można wygenerować z systemu POS. Oczywiście, ale przewagą takiego zestawienia jest możliwość porównywania z podobnymi okresami w przeszłości i przeprowadzenie szybszej analizy. Przeniesienie liczb do arkusza kalkulacyjnego nie trwa długo, poza tym większość nowych systemów ma możliwość eksportowania raportów do excela, a wtedy jest to już tylko kwestia przyklejenia kilku kolumn czy też wierszy. 

Określone pozycje warto szeregować w grupy ze sobą powiązane (desery, zupy, dania główne, mocny alkohol, drinki, piwa, napoje bezalkoholowe i tak dalej). Od razu zauważyć można, która grupa generuje największy przychód a tym samym ma największy udział w utargu. Ułatwia to również okresowe sprawdzanie food cost'u- czy zachowuje on wartość w określonym, akceptowalnym przedziale (o tym będziemy jeszcze mówić w kolejnych wpisach). Sprzedaż w grupach jest łatwiejsza do analizy w długim okresie, gdy danych będzie znacznie więcej. Zamiast porównywać wszystkie pojedyncze dania, czy też napoje, zestawiamy zsumowane według pewnego klucza liczby o znacznie większej wartości.

Na koniec kilka oczywistych uwag. Suma sprzedaży w danym okresie, musi się równać sumie utargów w analogicznym okresie z Raportu Głównego (o którym już pisaliśmy). Poza standardową , raport ten wykorzystywany jest również do innych celów. Jego dane biorą udział w kontroli zapasów i sprzedaży, w planowaniu długofalowym i w porównaniach i analizie w dłuższych okresach (miesiąc do miesiąca, rok do roku).
Pora zatem skupić większą uwagę na sprzedaży i przeanalizować co oznaczają dla nas liczby, które ją wyrażają.
Powodzenia

analizą osiąganej sprzedaży i obserwacją jej zmian

Tomek Habdas

Znaj swoje liczby Cz. 2

Raport Kosztów

Gdy zostajesz właścicielem lokalu gastronomicznego, to bardzo szybko dowiadujesz się, że wiąże się z tym dużo, różnego rodzaju kosztów. Mamy koszty, które bezpośrednio wpływają na obrót (zakupiony towar) oraz te pośrednie (rachunki, reklama itp.). Obsługujemy Gości, generujemy przychód i opłacamy stosy faktur. Łatwo w tym gąszczu liczb, przelewów i transakcji się pogubić. Tymczasem, to jak dokładnie znamy swoje wydatki, ma swoje odzwierciedlenie w kontroli jednego z ważniejszych czynników, czyli obrotu gotówki (również tej wirtualnej) w lokalu.

Raport, który zawiera w sobie wszystkie poniesione wydatki w danym okresie, powinien z jednej strony analizować horyzont czasu (w jakim konkretnie dniu dokonano płatności) a z drugiej pokazywać szczegółowy rodzaj kosztu. Zazwyczaj najbardziej powszechnym okresem do podsumowania działalności lokalu, jest miesiąc. Same.koszty zatem, możemy  zapisywać w ujęciu dziennym. Generalnie zasadą jest , że im więcej płatności i faktur, tym krótszy okres czasu (dzień, tydzień, miesiąc itp).  Co do rodzaju wydatków, możemy wskazać większe grupy takie jak: rachunki, inwestycje, reklama, koszt zatrudnionych pracowników, marketing i reklama, zatowarowanie, inne itp. Każda z grup dzieli się na bardziej szczegółowe podkategorie. Towar możemy rozbić na zakupy dokonywane w poszczególnych sklepach albo na spożywcze i na przykład alkoholowe. Każdy z nas sam z czasem stwierdzi, jaki podział i jakie rodzaje są dla niego najbardziej istotne. Jeżeli uznamy, że któryś z wydatków warto wyodrębnić ze względu na wartość faktur lub z innego powodu, należy to zrobić. Jeden z wierszy musi być zarezerwowany dla kategorii inne, są to te wydatki, których nie możemy sklasyfikować w żadnej z pozostałych grup. Natomiast, jeżeli jakiś wydatek z tej rubryki powtarza się cyklicznie, lub jego wartość stanowi znaczący procent całości, możemy śmiało wyodrębnić go i analizować oddzielnie. 

Koniec zestawienia to oczywiście suma wszystkich wydatków, zarówno w ujęciu dziennym, jak i rodzajowym (w skali na przykład miesiąca). Jeżeli jesteśmy VAT-owcami, możemy dodatkowo przeznaczyć jeden wiersz na sumowanie wartości podatku VAT, co da nam wiedzę na temat możliwych odliczeń od VAT-u naszej sprzedaży.
Uważnie pilnujmy wszystkich wydatków. To co znika z naszej kasy czy też konta, niech ma również swój zapis w tabeli. Zestawiając to potem z przychodami w danym okresie, mamy kontrolę nad przepływem środków pieniężnych w lokalu, wiemy czy wszystko jest tak, jak powinno. Dodatkową korzyścią jest informacja na temat płatności cyklicznych. Jeżeli nie pamiętamy, czy w tym miesiącu opłaciliśmy już rachunek za internet, wystarczy spojrzeć w raport ;)
Koszty i przychód w głównej mierze decydują o naszym zysku. Dlatego tak istotne, żeby mieć je pod kontrolą i umieć je analizować w dłuższym czasie. Okresowe porównania pewnych wskaźników mogą dostarczyć dużo cennych informacji.

Tomasz Habdas

Znaj swoje liczby Cz. 1

Raport Główny - Codzienna sprzedaż

Często zdarza się, że proste pytanie: jaki był utarg w moim lokalu 15 maja dwa lata temu, sprawia nam duży problem. Nie chodzi oczywiście o znajomość na pamięć obrotów z każdego dnia. Chodzi o sam fakt posiadania takich danych. Oczywiście, ktoś powie że systemy POS archiwizują dane i w kilka sekund można to sprawdzić. Ok, ale czy te systemy są niezawodne? Czy ich pamięć, archiwizacja, synchronizacja, wymiana na nowszy, nie spowodują, że utracimy bardzo istotne informacje? Niezależnie od tego, jak wspaniałe i skuteczne rozwiązania proponuje obecnie rynek, śmiem twierdzić, że  najlepszym narzędziem do gromadzenia danych jest arkusz kalkulacyjny. Znajomość kilku formuł i prostych zasad, jakimi rządzi się excel, pozwala na nieograniczone, proste i skuteczne przechowywanie istotnych informacji. 

Zaczniemy zatem od najbardziej oczywistego raportu, czyli od sprzedaży codziennej.

Zestawienie ma przede wszystkim pokazywać utarg osiągany dzień po dniu, zarówno całościowy, jak i ten opłacony kartami. Dodatkowo, umieścić można informację o stanie początkowym oraz końcowym kasy. Warto w tym miejscu pokazać też wysokość kosztów poniesionych danego dnia w ujęciu całościowym Jeżeli zapiszemy też wartość gotówki w totalu (zgromadzonej w kasie, na koncie oraz w innych miejscach) to dysponujemy już wszystkimi danymi, aby kontrolować zgodność przepływów pieniężnych- czy aby wszystko nam się zgadza.

Innym kolorem możemy zaznaczyć dni, które są dla nas kluczowe (największy ruch a zatem i większy obrót). Pozwala to szybko sprawdzić, jaki procent utargu miesięcznego jest wypracowywany na przykład w weekendy i czy ta tendencja utrzymuje się w dłuższym czasie. Podobnie rzecz się ma z udziałem płatności kartami w całości utargu. Jeżeli w perspektywie czasu zaobserwujemy nagłą zmianę wartości, to jest to dla nas sygnał, który trzeba odpowiednio zinterpretować.

Ostatnia rzecz, jaka może być przydatna w przytaczanym raporcie, to cel miesięczny i jego realizacja. Zakładanie z góry ustalonego poziomu obrotu miesięcznego i dążenia do jego realizacji, może motywować do działania i zachęcać do poszukiwania nowych rozwiązań. Poza tym, realizacja w co najmniej 100% planu, daje dużą satysfakcję i z optymizmem pozwala wejść w nowy okres. 

Raport główny (główny, bo pokazuje najbardziej podstawowe wartości w działalności lokalu gastronomicznego), w zaproponowanej postaci, nie jest niczym skomplikowanym. O ile samo stworzenie go, może kilku osobom sprawić trochę więcej trudu, o tyle jego dalsze uzupełnienia i poruszanie się w nim, jest dziecinnie proste. Wiedza zgromadzona w takich miejscach jest bardzo przydatna przy dalszym planowaniu i zarządzaniu własnym biznesem.
Pierwszy krok zatem za nami, raport dziennych obrotów. W kolejnej części skupimy się na analizowaniu i raportowaniu kosztów.

Powodzenia z excelem ;)

Tomasz Habdas

Najczęściej popełniane błędy na starcie cz. 2 

Brak czasu- brak istotnych działań

Efekt samozatrudnienia, który omawialiśmy wcześniej, skutkuje brakiem czasu na inne, istotne obowiązki i zadania. W trakcie pokonywania codziennych trudności związanych z prowadzeniem lokalu gastronomicznego, zapominamy o raportowaniu i analizowaniu własnej działalności. Ważne, żebyśmy umieli opisywać to co robimy, za pomocą liczb. Można obserwować i porównywać bardzo dużo wielkości. Do tych bardziej istotnych, z pewnością należą: obrót (dzienny, miesięczny, roczny, sezonowy), wysokość i struktura kosztów i sprzedaży, czas pracy i wydajność poszczególnych pracowników, zwrot z inwestycji i inne. 

Każdy z nas, z biegiem czasu, sam stwierdzi, które wartości są dla niego istotne i co chce obserwować. Raportowaniem i analizą może oczywiście zająć się księgowy, ale dla większości nowo powstałych firm, koszt zatrudnienia takiej osoby jest zbyt wysoki a księgowością zajmuje się zazwyczaj biuro zewnętrzne, które wylicza należne podatki i opłaty. Tak naprawdę wystarczy nam arkusz kalkulacyjny i kilka prostych formuł, żeby wszystko uporządkować i zestawić. Wypełnienie pewnej ilości kolumn i wierszy, nie zajmie nam dużo czasu w trakcie codziennych czynności. Natomiast w kluczowych decyzjach dotyczących dalszej działalności, zebrane dane i wnioski z nich płynące, bywają zbawienne. 

Kwestii raportowania, analizowania i obserwowania ciekawych wartości i wskaźników, poświęcimy sporo czasu w kolejnych wpisach. Dla większości z nas lokal gastronomiczny to spełnienie marzeń, oddanie się pasji i sposób na życie. Nie możemy jednak zapominać, że jest to też przedsiębiorstwo z obrotem gotówkowym, które można bardzo szczegółowo opisać za pomocą liczb. Takie podejście chcemy wdrożyć w umysły właścicieli i menadżerów, tak aby nauczyć się interpretacji i wyciągania trafnych wniosków. 

Od razu warto też zaznaczyć, że wcale nie trzeba być ścisłym umysłem, żeby nad tym zapanować. Mocną stroną tego rozwiązania jest jego prostota osiągana poprzez zrozumiałe i czytelne narzędzia. 

Pora zatem zaprzyjaźnić się z arkuszem kalkulacyjnym ;)

Tomasz Habdas