Znaj swoje liczby Cz.4

Zapasy, remanent

Kontrola stanów i tego, ile mamy towaru na magazynie, jest istotna pod wieloma względami. Z jednej strony daje nam informację, jak jesteśmy zatowarowani i w jakiej wielkości musimy zrobić zamówienie. Dalej, porównując do siebie stany z początku i z końca danego okresu (na przykład weekend) dostajemy informację,  na temat zejścia i minimalnego zaopatrzenia lokalu na dany przedział czasowy (obserwacje powinny oczywiście potrwać dłuższy czas, tak aby powtarzające się wartości były wiarygodne). Wreszcie, sprzedaż wyrażona poprzez zmianę zapasów w czasie, w zestawieniu ze sprzedażą kwotową z systemu POS jest podstawą do przeprowadzenia kontroli (o czym szczegółowo w kolejnym wpisie). 

Ktoś może spytać, po co przenosić to wszystko do arkusza kalkulacyjnego, skoro nowe systemy sprzedaży są w stanie same to zliczać. Jasne, tak jest, ale musimy pamiętać o tym, żeby na bieżąco uzupełniać w systemie zakupiony towar i korygować aktualne stany. Nie zawsze jest czas, żeby zrobić to w danym momencie, a sprzedaż pojawia się codziennie i każdego dnia mamy do czynienia z innymi danymi. Tymczasem w arkuszu kalkulacyjnym, zawsze mamy możliwość powrotu do stanów z dowolnie wybranego przez nas dnia (jeżeli oczywiście spisaliśmy wtedy odpowiednie wartości). Nawet z tygodniowym opóźnieniem, można przeprowadzić kontrolę, choć oczywiście lepiej robić to na bieżąco. Poza tym, excel jest środowiskiem bardzo intuicyjnym i prostym w obsłudze dla prawie każdego. 

W zasadzie słowo raport w tym przypadku, to za dużo powiedziane, bardziej mamy tu do czynienia z zestawieniem. Na pewno musimy wypisać wszystkie produkty jakich używamy w lokalu. Dalej pozostaje już tylko wszystko policzyć i spisać stany, uzupełniać o nowe zakupy i odpowiednim działaniem wyliczyć zejścia (stan początkowy + zakupy - stan końcowy). Jak wspominaliśmy już wcześniej, zejścia posłużą nam do kontroli sprzedaży i magazynu oraz do planowania zakupów. 

Pozostaje jeszcze do rozstrzygnięcia kwestia miary jakiej użyjemy. Czy zliczać wszystko podając opakowania, litry, kilogramy czy może jeszcze w inny sposób? Najbardziej dokładnym sposobem będzie miara używana również w przepisach i gramaturach, czyli odpowiednio kilogramy (gramy) i litry. Są jednak produkty, które zdecydowanie łatwiej zliczać w ilości opakowań, ponieważ w takiej postaci je sprzedajemy (napoje w szkle 0,2 l, piwo w butelkach 0,5 l itp). Generalnie najwalniejsze, żeby to nam było wygodnie wszystko przeliczać, oraz żeby ograniczyć sobie dodatkową pracę podczas kontroli.
Spisanie zapasów i zrobienie remanentu jest zadaniem bardzo prostym. Sami musimy ustalić, z jaką częstotliwością należy tego dokonywać w lokalu. Czy nasza sprzedaż dzienna jest tak duża, że konieczna jest codzienna kontrola zapasów, czy może wystarczy dwa razy w tygodniu? Niezależnie od tego, informacje zawarte w tym zestawieniu są bardzo istotne i wykorzystywane w wielu miejscach, warto zatem zadbać o systematyczne zliczanie magazynu i uzupełnianie wartości o nowe zakupy. 

Tomasz Habdas