Znaj swoje liczby Cz. 2

Raport Kosztów

Gdy zostajesz właścicielem lokalu gastronomicznego, to bardzo szybko dowiadujesz się, że wiąże się z tym dużo, różnego rodzaju kosztów. Mamy koszty, które bezpośrednio wpływają na obrót (zakupiony towar) oraz te pośrednie (rachunki, reklama itp.). Obsługujemy Gości, generujemy przychód i opłacamy stosy faktur. Łatwo w tym gąszczu liczb, przelewów i transakcji się pogubić. Tymczasem, to jak dokładnie znamy swoje wydatki, ma swoje odzwierciedlenie w kontroli jednego z ważniejszych czynników, czyli obrotu gotówki (również tej wirtualnej) w lokalu.

Raport, który zawiera w sobie wszystkie poniesione wydatki w danym okresie, powinien z jednej strony analizować horyzont czasu (w jakim konkretnie dniu dokonano płatności) a z drugiej pokazywać szczegółowy rodzaj kosztu. Zazwyczaj najbardziej powszechnym okresem do podsumowania działalności lokalu, jest miesiąc. Same.koszty zatem, możemy  zapisywać w ujęciu dziennym. Generalnie zasadą jest , że im więcej płatności i faktur, tym krótszy okres czasu (dzień, tydzień, miesiąc itp).  Co do rodzaju wydatków, możemy wskazać większe grupy takie jak: rachunki, inwestycje, reklama, koszt zatrudnionych pracowników, marketing i reklama, zatowarowanie, inne itp. Każda z grup dzieli się na bardziej szczegółowe podkategorie. Towar możemy rozbić na zakupy dokonywane w poszczególnych sklepach albo na spożywcze i na przykład alkoholowe. Każdy z nas sam z czasem stwierdzi, jaki podział i jakie rodzaje są dla niego najbardziej istotne. Jeżeli uznamy, że któryś z wydatków warto wyodrębnić ze względu na wartość faktur lub z innego powodu, należy to zrobić. Jeden z wierszy musi być zarezerwowany dla kategorii inne, są to te wydatki, których nie możemy sklasyfikować w żadnej z pozostałych grup. Natomiast, jeżeli jakiś wydatek z tej rubryki powtarza się cyklicznie, lub jego wartość stanowi znaczący procent całości, możemy śmiało wyodrębnić go i analizować oddzielnie. 

Koniec zestawienia to oczywiście suma wszystkich wydatków, zarówno w ujęciu dziennym, jak i rodzajowym (w skali na przykład miesiąca). Jeżeli jesteśmy VAT-owcami, możemy dodatkowo przeznaczyć jeden wiersz na sumowanie wartości podatku VAT, co da nam wiedzę na temat możliwych odliczeń od VAT-u naszej sprzedaży.
Uważnie pilnujmy wszystkich wydatków. To co znika z naszej kasy czy też konta, niech ma również swój zapis w tabeli. Zestawiając to potem z przychodami w danym okresie, mamy kontrolę nad przepływem środków pieniężnych w lokalu, wiemy czy wszystko jest tak, jak powinno. Dodatkową korzyścią jest informacja na temat płatności cyklicznych. Jeżeli nie pamiętamy, czy w tym miesiącu opłaciliśmy już rachunek za internet, wystarczy spojrzeć w raport ;)
Koszty i przychód w głównej mierze decydują o naszym zysku. Dlatego tak istotne, żeby mieć je pod kontrolą i umieć je analizować w dłuższym czasie. Okresowe porównania pewnych wskaźników mogą dostarczyć dużo cennych informacji.

Tomasz Habdas