Znaj swoje liczby Cz. 1

Raport Główny - Codzienna sprzedaż

Często zdarza się, że proste pytanie: jaki był utarg w moim lokalu 15 maja dwa lata temu, sprawia nam duży problem. Nie chodzi oczywiście o znajomość na pamięć obrotów z każdego dnia. Chodzi o sam fakt posiadania takich danych. Oczywiście, ktoś powie że systemy POS archiwizują dane i w kilka sekund można to sprawdzić. Ok, ale czy te systemy są niezawodne? Czy ich pamięć, archiwizacja, synchronizacja, wymiana na nowszy, nie spowodują, że utracimy bardzo istotne informacje? Niezależnie od tego, jak wspaniałe i skuteczne rozwiązania proponuje obecnie rynek, śmiem twierdzić, że  najlepszym narzędziem do gromadzenia danych jest arkusz kalkulacyjny. Znajomość kilku formuł i prostych zasad, jakimi rządzi się excel, pozwala na nieograniczone, proste i skuteczne przechowywanie istotnych informacji. 

Zaczniemy zatem od najbardziej oczywistego raportu, czyli od sprzedaży codziennej.

Zestawienie ma przede wszystkim pokazywać utarg osiągany dzień po dniu, zarówno całościowy, jak i ten opłacony kartami. Dodatkowo, umieścić można informację o stanie początkowym oraz końcowym kasy. Warto w tym miejscu pokazać też wysokość kosztów poniesionych danego dnia w ujęciu całościowym Jeżeli zapiszemy też wartość gotówki w totalu (zgromadzonej w kasie, na koncie oraz w innych miejscach) to dysponujemy już wszystkimi danymi, aby kontrolować zgodność przepływów pieniężnych- czy aby wszystko nam się zgadza.

Innym kolorem możemy zaznaczyć dni, które są dla nas kluczowe (największy ruch a zatem i większy obrót). Pozwala to szybko sprawdzić, jaki procent utargu miesięcznego jest wypracowywany na przykład w weekendy i czy ta tendencja utrzymuje się w dłuższym czasie. Podobnie rzecz się ma z udziałem płatności kartami w całości utargu. Jeżeli w perspektywie czasu zaobserwujemy nagłą zmianę wartości, to jest to dla nas sygnał, który trzeba odpowiednio zinterpretować.

Ostatnia rzecz, jaka może być przydatna w przytaczanym raporcie, to cel miesięczny i jego realizacja. Zakładanie z góry ustalonego poziomu obrotu miesięcznego i dążenia do jego realizacji, może motywować do działania i zachęcać do poszukiwania nowych rozwiązań. Poza tym, realizacja w co najmniej 100% planu, daje dużą satysfakcję i z optymizmem pozwala wejść w nowy okres. 

Raport główny (główny, bo pokazuje najbardziej podstawowe wartości w działalności lokalu gastronomicznego), w zaproponowanej postaci, nie jest niczym skomplikowanym. O ile samo stworzenie go, może kilku osobom sprawić trochę więcej trudu, o tyle jego dalsze uzupełnienia i poruszanie się w nim, jest dziecinnie proste. Wiedza zgromadzona w takich miejscach jest bardzo przydatna przy dalszym planowaniu i zarządzaniu własnym biznesem.
Pierwszy krok zatem za nami, raport dziennych obrotów. W kolejnej części skupimy się na analizowaniu i raportowaniu kosztów.

Powodzenia z excelem ;)

Tomasz Habdas