Kontrola najwyższą formą zaufania

Największą zmorą właściciela lokalu gastronomicznego, jest obawa przed możliwymi kradzieżami, oszustwami i nadużyciami na kuchni czy też na barze. Każdy z nas, życzy sobie zaufanych i uczciwych pracowników, którzy wiedzą co to odpowiedzialność i team spirit. W rzeczywistości niestety, bardzo często spotykamy się z postawami zupełnie innymi. Pojawiają się niewyjaśnione braki, straty w kasie i inne, niewytłumaczone sytuacje. Zrozpaczony właściciel, próbuje zatem być na miejscu 24 godziny na dobę i sprawować kontrolę nad wszystkim i wszystkimi, co tylko pogarsza sytuację w lokalu. Można natomiast nadzorować w inny sposób, i o tym właśnie dzisiaj kilka słów. 

Dobrym rozwiązaniem jest okresowa kontrola, polegająca na porównywaniu zmiany w zapasach ze sprzedażą osiągniętą w tym samym okresie. Oczywiście, ponownie, ktoś może powiedzieć, że nowe systemy POS są w stanie porównać magazyn ze sprzedażą i pokazać różnice. Jak najbardziej, ale nie są one niezawodne. Wystarczy źle wpisać stan pierwotny w magazynie, pominąć jakąś fakturę, źle określić gramatury, nie uwzględnić gratisu, który przyznaliśmy czy też innego rabatu i wynik mocno zniekształci rzeczywistość. Dokładnie to samo może się przydażyć przy przeliczaniu wszystkiego w arkuszu kalkulacyjnym, jednak tutaj, od razu możemy poprawić błąd. Dostęp do danych jest znacznie łatwiejszy a sam system dużo prostszy w obsłudze i w opanowaniu. 

Punktem wyjścia są oczywiście dobrze wprowadzone stany początkowe i końcowe zapasów, zakupy oraz sprzedaż w kontrolowanym okresie (czyli wszystko to, o czym więcej pisaliśmy w poprzednich postach). Pozostaje tylko stworzyć prosty kalkulator, który raz, zrobiony, będzie nam służył aż do radykalnej, całościowej zmiany menu (czyli bardzo długo). Głównym zadaniem tego narzędzia jest przeliczenie wprowadzonej sprzedaży na konkretne ilości poszczególnych towarów a następnie porównanie ich ze zmianą zapasów. Kluczem są zatem dobrze wpisane formuły, uwzględniające gramatury poszczególnych pozycji z menu. Jeżeli na przykład koktajl z naszej karty "Kalkulator"  kosztuje 17 zł i składa się z : 30 ml czystej wódki, 40 ml martini, 150 ml sprite'a, to wpisując kwotę 136 zł przy tej pozycji, otrzymamy zużycie na poziomie: 240 ml czystej wódki, 320 ml martini oraz 1200 ml sprite'a. Oczywiście nie musimy analizować każdej pozycji oddzielnie. Odpowiednio skonstruowany kalkulator zsumuje zużycie każdego ze składników z całości sprzedaży.

Co powinno zatem zawierać to narzędzie? Na pewno listę wszystkich pozycji jakie widnieją u nas w sprzedaży (w identycznej kolejności jak w raporcie sprzedaży), po przeciwnej stronie wszystkie produkty, jakich używamy do przygotowywania serwowanych dań oraz napojów. Na przecięciu tych dwóch zestawień, znajduje się najważniejsza część, czyli formuły z gramaturami. Wynikiem tych obliczeń jest kolumna zejścia według sprzedaży, czyli ilości poszczególnych produktów potrzebnych do osiągnięcia sprzedaży na wskazanym poziomie. Obok umieszczamy kolumnę ze zmianą zapasów na podstawie stanów magazynu (uwaga na prawidłową kolejność) a różnica tych dwóch wartości to wynik naszej kontroli. 

Uproszczony schemat wygląda zatem następująco:

1. Wklejenie wartości sprzedaży (każda pozycja osobno) z danego okresu

2. Automatyczne przeliczenie na jednostki miary (litry, kilogramy itp)

3. Wklejenie zmiany zapasów z danego okresu

4. Porównanie otrzymanych wartości.

Jak zatem widać, sama konstrukcja kalkulatora może przyspożyć nieco problemów (choć nie jest to trudne zadanie dla kogoś, kto choć chwilę miał przyjemność pracować w środowisku excela), ale już same posługiwanie się nim jest dziecinnie proste. 

Zdecydowaną przewagą tego narzędzia, jest szybki dostęp do jego "wnętrza". W prosty sposób możemy zmieniać formuły, dodawać i usuwać pozycje oraz sprawdzać różne okresy. Niemniej jednak, za każdym razem gdy pojawi się czerwony kolor, oznaczający brak i wykracza on poza przyjęty margines błędu, nie obarczajmy od razu winą pracowników. W pierwszej kolejności, musimy mieć pewność, że wszystko co my zrobiliśmy, jest bez zarzutu. Warto policzyć jeszcze raz zapasy, sprawdzić czy dobrze spisaliśmy sprzedaż, czy gdzieś nie pojawił się jakiś gratis lub czy cena nie była zaniżona. Dopiero gdy wyczerpiemy wszystkie możliwe drogi wytłumaczenia sytuacji, należy rozważyć nadużycie i wyciągnąć konsekwencje.
Pozostaje życzyć tylko i wyłącznie kontroli rozliczonych na zero i uczciwych pracowników (i pracodawców;) ).

Tomasz Habdas

PS. w razie problemów z konstrukcją, służę pomocą.