Struktura w restauracji i podział zadań

Niezależnie od tego, czy twój lokal zatrudnia cztery osoby, czy też czterdzieści cztery, warto zadbać o o odpowiednio stworzoną strukturę zatrudnienia. Oczywiście najłatwiej (i najtaniej) ustalić, że właściciel, czy też menadżer zarządza wszystkim i wszystkimi, ewentualnie z pomocą szefa kuchni. O ile taki model, może zadziałać w przypadku naprawdę małego biznesu gastronomicznego, o tyle przy dużej liczbie zatrudnienia, może być wręcz nierealny. 

Pojęcie jakie należy przeanalizować to rozpiętości kierowania, czyli liczba osób podległych bezpośrednio kierownikowi. Przy bardzo popularnym w polskiej gastronomii modelu zarządzania ( właściciel lub menadżer i reszta) rozpiętość może osiągać dużą wartość. Taki styl organizacji ma swoje zalety ale i wady. Do tych pierwszych na pewno zaliczyć można:

• sprawny przepływ informacji, pracownicy bezpośrednio kontaktują się ze swoim przełożonym,
• niższy koszt wynagrodzeń w sektorze stanowisk kierowniczych (jest to jednak złudna oszczędność).
• przy niewielkiej liczbie zatrudnionych, taki model sprawdza się najlepiej.

Jeżeli liczba zatrudnionych osób w restauracji jest jednak dużo większa, model jednoosobowej kadry zarządczej może przysporzyć więcej problemów:

• wymagana jest duża samodzielność pracy od każdego pracownika (inwestycja w szkolenia lub duże ryzyko popełnienia błędu)
• wysokie oczekiwania co do kwalifikacji z różnych obszarów wobec kierownika (swoją wiedzą musi wesprzeć każdy sektor pracy lokalu)
• ryzyko pojawienia się przemęczenia oraz przepracowania menadżera.

Na pierwszy rzut okaz wydaje się, że lepszym rozwiązaniem jest budowanie struktury pionowej, z więcej niż dwoma szczeblami zarządzania. Taka hierarchia nie jest jednak pozbawiona minusów. Wydłużenie komunikacji o dodatkowe osoby, może spowodować powstawanie błędów w przesyłanych informacjach, Ponadto zwiększa się czas przepływu komunikatów a zatem wrasta ich koszt. 

Wobec tego, gdzie szukać złotego środka? Oczywiście we własnym lokalu a przede wszystkim w osobach tworzących restaurację. Duże znaczenie mają umiejętności i predyspozycje jakimi cechują się pracownicy oraz właściciel. 

Rozważmy strukturę jak na obrazku poniżej. 

W restauracji można wyróżnić trzy główne obszary pracy: kuchnia, sala oraz bar. Każdy z tych obszarów jest na tyle rozbudowany, że wymaga zarządzania odgórnie ustaloną osobą. Z drugiej strony charakter zadań i obowiązków tych sektorów jest na tyle różny, że nie może podlegać jednemu kierownikowi. Zarówno kuchnia, jak i sala oraz bar potrzebują swojego własnego menadżera. Z drugiej strony, na samym szczycie hierarchii nie mogą stać trzy osoby. Koniecznie jest zatem zatrudnienie menadżera głównego (GM- general menadżer), który koordynować będzie pracę pozostałej trójki jak i całej restauracji. Oczywiście w takiej strukturze informacje przepływają pomiędzy każdą parą pracowników ale te kluczowe komunikaty kierowane są od dołu ku górze i na odwrót. 

W całej tej hierarchii swoje miejsce powinien jeszcze znaleźć właściciel restauracji uwzględniając nie tylko swój status własnościowy ale również kwalifikacje i umiejętności. Jeżeli zatem właściciel od samego początku zakłada swoją aktywną obecność w kuchni, może on być szefem kuchni. Podobnie ma się sytuacja z barem. Niezależnie jednak od tego, gdzie swoje miejsce w strukturze znajdzie przedsiębiorca, musi pamiętać, że nadal jest również właścicielem. Jednocześnie zatem, musi być ponad całą restauracją. Oznacza to, że dysponuje wiedzą z każdego obszaru oraz z obszarów, które nie dotykają codziennej pracy podstawowych pracowników (finanse, księgowość, marketing itp). Właściciel zatem już na starcie ma więcej obowiązków, ale to, że ma się on sprawnie poruszać po wszystkich obszarach lokalu wcale nie oznacza, że ma być specjalistą w każdej dziedzinie. Prawdziwy lider jest w stanie wyciągnąć ze swojej załogi to co najlepsze i kierując się umiejętnościami innych, delegować zadania. Dlatego też szef kuchni najlepiej zadba o dania, które wychodzą na salę, kierownik sali zagwarantuje perfekcyjny serwis, a kierownik baru ze swoją załogą przygotuje najlepsze koktajle. Główny menadżer w tym czasie dopilnuje całego procesu, zakładając że podległa mu kadra kierownicza skutecznie zarządza podstawowym personelem. 

To jeszcze nie wszystko. Wróćmy do obszarów funkcjonowania restauracji, które nie zawsze dotyczą najbardziej podstawowych pracowników. Mowa tutaj o księgowości, raportowaniu, zarządzaniu kosztami, marketingiem i PR oraz innych. Kto w lokalu jest odpowiedzialny za te zadania? W kwestii księgowości od razu wskazać można księgową, czy też biuro rachunkowe. Raportowanie i zarządzanie kosztami? Marketing, PR? Tu już odpowiedź nie jest taka oczywista. Czy są to obszary pracy dla właściciela lub głównego menadżera? A co jeżeli brakuje im odpowiednich kompetencji a co gorsza chęci do pracy w dziedzinach, które nie koniecznie im odpowiadają? Rozwiązaniem będzie poszerzenie struktury o nowe osoby, z zewnątrz. Nie chodzi tu o zatrudnienie nowych pracowników ale o outsourcing. Agencja marketingowa może zająć się odpowiednią komunikacją na zewnątrz oraz PR restauracji. Z kolei kontroler finansowy pomoże w raportowaniu a przede wszystkim prawidłowym analizowaniu wyników finansowych. Zadba również o odpowiednie zarządzanie kosztami, tak aby restauracja nie ponosiła zbędnych wydatków.

Analiza struktury biznesu gastronomicznego pokazuje, że główną determinantą jest sama restauracja i ludzie którzy ją tworzą. Wielkość lokalu ale przede wszystkim jego możliwości sprzedażowe wpływają bezpośrednio na ilość zatrudnionych osób. Liczba ta z kolei będzie decydować o odpowiedniej budowie struktury (pionowa lub pozioma). Wreszcie umiejętności i kwalifikacje pracowników pokażą o jakie osoby z zewnątrz należy powiększyć zespół. Finalnie każdy obszar działalności lokalu zostanie obsadzony osobami z odpowiednimi umiejętnościami. Nie ma ludzi wszystkowiedzących a prawdziwy lider potrafi kierować zadania do osób, które wykonają je najlepiej. 

Tomasz Habdas